Tra corrispondenza e documenti fiscali, nel giro di poco tempo le scartoffie in ufficio sembrano prendere il sopravvento, tra l’altro in modo esponenziale alla grandezza dell’azienda. E se non sono ben gestite tutte queste carte finiscono per essere inservibili o suscitare nel personale la tentazione di sbarazzarsene. Ma tutto ciò non è possibile.
Le aziende iscritte nel Registro delle imprese, infatti, per legge devono conservare i libri contabili, i documenti contabili, la corrispondenza d’affari (lettere, email, sms) e i libri ausiliari. Questi devono essere conservati, in forma cartacea o digitale, in modo tale da garantirne l’integrità (nessuna modifica o alterazione apportata) e la disponibilità (consultabili in tempi rapidi). Proprio per questo la gestione dei documenti rappresenta una parte fondamentale dell’attività aziendale. Data l’importanza del settore, le aziende preferiscono affidare a terzi la gestione dell’archivio. Ancora oggi però sono molte le realtà che non si sono rese conto dell’importanza di questo settore o che capito ciò hanno appena iniziato a valutare l’idea di una gestione esterna. Ma quali garanzie dovrebbero fornire le aziende che si occupano di tale servizio?
Per un servizio realmente efficace, si dovrebbe cercare una realtà che fornisca non un pacchetto standardizzato ma un servizio di archivio su misura che risponda alle proprie esigenze. Questo, però, è realizzabile soltanto quando si ha personale specializzato, si è dotati dei software più avanzati, infrastrutture dotati di sistemi di sicurezza sia delle informazioni e dati che del materiale conservato, nel rispetto di tutte le normative vigenti.
Altrettanto importante la sicurezza dei depositi dove viene archiviato il materiale fornito. È quindi opportuno che il magazzino sia dotato di un sistema di prevenzione degli incendi, di un sistema antintrusione e di un sistema di sistema di videosorveglianza tramite televisione a circuito chiuso.
Tutte caratteristiche queste che è possibile ritrovare nel servizio offerto alle aziende da Grillo Antonino Traslochi, che si trova a Milano in via Sardegna 38. Per informazioni è possibile telefonare al numero verde 800.454610 e allo 02.435224 o inviare un’email a info@grilloantonino.it o dal https://www.grillo.it/ .
